Ethics and compliance program

Since June 2017, the Company has adopted the Policy on Internal Control and Prevention of Fraud and Corruption , which establishes the commitments of the companies that make up Grupo Energía Bogotá for the adoption and maintenance of an Internal Control System for the orderly and efficient achievement of the objectives, management and results of the Group's companies through the implementation of standards and procedures for the fulfillment of this task.

Part of the commitments established in the policy is following and respecting regulations applicable to companies that form part of the GEB, the “Zero Tolerance” policy to fraud, money laundering and terrorism financing and corruption. This is in addition to taking the components of the Control System aligned with the “COSO” model as key principles and applying the

Three Lines of Defense Model

According to the standard promoted by the European Confederation of Institutes of Internal Auditing (ECIIA) which defines responsibilities regarding the Internal Control System. In this regard, GEB has implemented a control architecture

Primera línea de defensa

Se ejerce el control de la alta dirección mediante los dueños de los procesos, quienes establecen sus propias actividades de control para mitigar sus riesgos y mantener un control interno efectivo.

Segunda línea de defensa

Se estructura en torno a la función de supervisión y monitoreo de la eficacia de los controles de la primera línea.

Tercera línea de defensa

Corresponde a la evaluación independiente, a través de actividades desarrolladas por la función de auditoría (Gerencia de Auditoría Interna)

Compliance Department

As a result of this separation of duties, the Corporate Compliance Department was created, which is part of the Legal and Compliance VP and reports directly to the Audit and Risk Committee of the Board of Directors of GEB.

The objective of the Compliance Department is to formulate, implement and control the policies on transparency and compliance within the Group through the establishment of monitoring and control mechanisms and to promote a corporate culture of probity in its activities and relations with all stakeholders

The construction of the Ethics and Compliance Program was based on international standards and regulatory requirements, seeking to prevent the materialization of the risks of money laundering and terrorism financing, fraud and corruption, through the following components:

Es el documento mediante el cual el GEB establece y desarrolla los principios de comportamiento y las reglas de actuación que rigen a sus administradores y colaboradores y a los de sus filiales, basados en sus valores corporativos: transparencia, respeto, integridad y equidad. Mediante el Código, el GEB declara su compromiso con una política de “cero tolerancia” frente al fraude, lavado de activos, financiación de terrorismo y la corrupción.

Es el instrumento mediante el cual el GEB garantiza el derecho que tienen todos los accionistas, administradores, colaboradores, contratistas del Grupo y los demás grupos de interés, de reportar aquellas situaciones que, eventualmente, puedan calificarse como presuntos eventos de fraude y/o corrupción, o conductas antiéticas en el GEB.

Adicionalmente, este Canal permite la formulación de consultas que buscan resolver dilemas éticos, entre los cuales se pueden encontrar los conflictos de intereses que son aquellas situaciones en las que la integridad y juicio de un colaborador o administrador, pueden verse influenciados por la posibilidad de escoger entre el interés de la Empresa, el de un tercero o el suyo propio.

Frente a un potencial conflicto de interés, lo más importante es que se informe tan pronto se tenga conocimiento de él y antes de tomar cualquier decisión, para poderlo gestionar.

Es el Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo que tiene implementado el GEB.
Está compuesto por varios elementos, entre ellos las señales de alerta que son comportamientos o características de ciertas operaciones o personas, que podrían conducir a detectar una operación sospechosa de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.

Estas señales deben ser reportadas inmediatamente. Otro elemento importante es la verificación de grupos de interés en listas de control, para lo cual, se debe diligenciar y enviar la plantilla oficial a través del correo: oficialdecumplimiento@geb.com.co

El GEB da aplicación a lo establecido en la Ley 1712 de 2014 que regula el derecho de acceso a la información pública y los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

El GEB da cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, por medio de la cual se busca el fortalecimiento de los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Anualmente el GEB elabora, ejecuta y publica el plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano en cumplimiento de esta ley.

El GEB, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 protege el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

El GEB se acoge a lo estipulado en la Ley 1778 de 2016, que se encarga de dictar las normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional en el extranjero.

Coordinación de la oportuna y adecuada atención a los requerimientos que provengan de los entes de vigilancia y control.

Todo el programa de cumplimiento del GEB se soporta en un fuerte gobierno corporativo, una cultura de integridad, políticas, procedimientos y metodologías, comunicación y entrenamiento permanente, monitoreo y sistemas de información.