1. ¿Qué cambia para el proveedor en el proceso de radicación de facturas?
A partir de ahora, los proveedores podrán autogestionar la radicación de sus facturas directamente a través del Portal Financiero de Proveedores, sin necesidad de enviarlas por correo electrónico.
Este nuevo proceso ofrece mayor autonomía, agilidad y disponibilidad 24/7 para realizar autogestión.
El Grupo Energía Bogotá y sus filiales han habilitado un portal que permite realizar las siguientes operaciones:
• Radicación de facturas
• Seguimiento de estado de factura en tiempo real
• Consultar deducciones y descuentos aplicados en las facturas
• Autogestión de anticipos y consultas
• Consultar Certificados de Retención
• Gestión de Solicitudes de Pronto Pago sobre facturas radicadas
2. ¿Cómo me registro en la nueva plataforma?
Las credenciales de acceso (usuario y contraseña) serán enviadas al correo electrónico del responsable del proceso de facturación que haya sido previamente registrado.
Si aún no las has recibido, debes informar al interventor del contrato, quien se encargará de gestionar la solicitud a través de un tiquete en Solman, utilizando el catálogo de servicios disponible.
3. ¿Cómo recupero la contraseña?
El Portal Financiero de Proveedores ofrece una opción de autogestión para recuperar tu contraseña. debes hacer clic en la opción "¿Ha olvidado la contraseña?”
Recibirás un correo con las instrucciones para restablecerla en la dirección de email que registraste al crear tu cuenta.
4. ¿Dónde puedo encontrar material de capacitación para el Portal Financiero de Proveedores?
Dispones de varias fuentes de consulta diseñadas para ayudarte a utilizar la plataforma de manera eficiente:
En la página web de la compañía Grupo Energía Bogotá – Servicios Financieros para Proveedores
En el portal de la biblioteca de consulta, donde encontrarás material adicional de apoyo.
A través de videos informativos disponibles en la línea de WhatsApp +57 315 3804155.
5. ¿Puedo cargar hojas de entrada?
No, no es necesario cargar manualmente las hojas de entrada, ya que estas ya se encuentran registradas y disponibles en el Portal Financiero de Proveedores.
Toda la información relacionada puede ser consultada directamente en la plataforma, lo que mejora la eficiencia del proceso y evita duplicidades.
6. ¿El Supervisor continúa aprobando las HES (Hojas de Entrada de Servicios)?
Sí. El supervisor sigue siendo el responsable de aprobar las Hojas de Entrada de Servicios (HES). Este paso, que forma parte del proceso previo de la radicación de facturas, no se ha modificado.
La aprobación del supervisor es indispensable para asegurar la validación y trazabilidad del servicio prestado antes de iniciar el proceso de facturación en el Portal Financiero de Proveedores
7. ¿Cómo sé que tengo una HES (Hoja de Entrada de Servicios)?
Verifica si cuentas con una Hoja de Entrada de Servicios (HES) ingresando al Portal Financiero de Proveedores del GEB. Esta consulta es completamente autogestionable y la puedes realizar desde tu cuenta, sin necesidad de soporte adicional.
Una vez estés en tu cuenta, dirígete al botón “Reporte de Órdenes” y revisa el detalle de la orden correspondiente. Las posiciones que ya cuenten con una HES estarán marcadas en color verde.
8. ¿Quién elabora las Hojas de Entrada de Servicios (HES)?
El proceso de elaboración de las Hojas de Entrada de Servicios (HES) se mantiene sin cambios. Es responsabilidad del supervisor del contrato realizar esta acción, asegurando que la información registrada sea precisa y corresponda al servicio prestado.
9. ¿Las prefecturas se realizan a través del supervisor/interventor?
Sí, este proceso previo a radicación de factura no cuenta con modificaciones.
10. ¿Debo seguir enviando los informes y la prefactura por correo como documentación previa a la generación de la HES y la facturación?
Sí. El procedimiento previo se mantiene sin cambios. Los informes de actividades, la prefactura, los soportes de seguridad social y demás documentos requeridos deben seguir siendo enviados al interventor del contrato. Esta documentación es necesaria para la validación previa a la generación de la Hoja de Entrada de Servicios (HES), paso indispensable antes de proceder con la radicación de la factura.
11. ¿Cuándo se genera la orden de compra?
El proceso de elaboración de pedidos no ha cambiado. Es elaborado internamente por el Grupo Energía Bogotá y sus filiales, de acuerdo con lo establecido en contratos.
La orden de compra es generada internamente por el supervisor del contrato y estará disponible para consulta en el Portal Financiero de Proveedores una vez haya finalizado su elaboración.
12. ¿Las HES siguen llegando al correo?
No, las HES pueden ser consultadas en el botón “Reporte de Órdenes” del portal financiero.
13. ¿Puedo validar si la HES ya está cargada antes de radicar la factura, usando la opción de anexos y soportes?
Antes de radicar la factura, te recomendamos consultar el Reporte de Órdenes de Compra en el Portal Financiero de Proveedores. Allí podrás verificar si la Hoja de Entrada de Servicios (HES) ya se encuentra registrada. Esta validación es clave para asegurar que el proceso de facturación se realice correctamente.
14. ¿Puedo subir informes de actividades y documentos parafiscales?
Sí. A través del Portal Financiero de Proveedores podrás cargar informes de actividades, documentos parafiscales y demás soportes asociados a facturas que radiques.
Ten en cuenta que la capacidad máxima permitida por archivo es de 25MB. Se recomienda que los documentos estén completos, legibles y en formato PDF para facilitar su validación y procesamiento.
15. ¿Los informes se deben ser entregados al supervisor para su validación?
Sí. El proceso previo a la radicación de facturas no presenta modificaciones.
Antes de que se genere la Hoja de Entrada de Servicios (HES), el proveedor debe remitir al supervisor o interventor del contrato los informes de actividades, actas, documentos de seguridad social y demás soportes requeridos. Solo después de contar con su validación y aprobación, se podrá continuar con la radicación de la factura en el Portal Financiero de Proveedores.
16. ¿Se radicarán facturas electrónicas y/o cuentas de cobro?
Sí. Se continuarán recibiendo los mismos documentos de cobro que se gestionan actualmente. Esto incluye facturas electrónicas y cuentas de cobro, según corresponda al tipo de proveedor y naturaleza del servicio prestado.
17. ¿Qué capacidad tiene el sistema para el cargue de soportes y que soportes se deben cargar?
El sistema permite cargar archivos totales con un tamaño máximo de 25MB. Los soportes que puedes subir incluyen:
• Facturas electrónicas (PDF Y Formato XLM Attachment) / Cuentas de cobro
• Anexo relación de ingreso por municipio (En caso de ejecutar actividades en distintos municipios – reportar valor antes de IVA), guárdalo con extensión XLSM
• Actas, informes, seguridad social y demás anexos requeridos por los Interventores
18. ¿Cómo ingreso al Portal Financiero de Proveedores?
Ingresa al portal utilizando tu usuario y contraseña a través del siguiente enlace: https://portal-proveedores-prd-q4f5j3oh.launchpad.cfapps.us21.hana.ondemand.com/site?siteId=55a2b4e3-a99b-406e-93bd-bce0e6c51d62#Shell-home
19. ¿La negociación de facturas se realizará con un fondeador externo o directamente con GEB?
La negociación se realizará directamente con el Grupo Energía Bogotá y sus Filiales. El Portal Financiero de Proveedores permite acceder a una modalidad de descuento por pronto pago, sin intermediarios ni fondeadores externos.
20. ¿Utilizar el Portal Financiero de Proveedores genera algún costo?
No, los trámites realizados en el Portal no tienen costo.
21. ¿La actualización de información del proveedor en Ariba tiene algún cambio?
No. Este proceso por ser previo a la radicación de facturas no contará con modificaciones.
22. ¿Cómo puedo enviar una PQRS?
Puedes radicar tus Peticiones, Quejas, Reclamos o Sugerencias (PQRS) a través del siguiente enlace: Atención a PQR - Grupo Energía Bogotá
23. ¿Una empresa puede tener varios usuarios para ingresar al portal?
No. Se entregará solo un usuario vinculado al NIT de cada proveedor.
24. ¿El proceso es el mismo para proveedor internacional?
Para los proveedores internacionales la radicación de sus facturas será realizadas por el supervisor del contrato.
25. ¿Se pueden radicar varias facturas?
Sí, el portal permite radicar todas las facturas que necesites. Sin embargo, cada una debe cargarse de forma individual, siguiendo el proceso establecido para cada documento.
26. ¿Podemos recibir acompañamiento durante el proceso?
Sí. Contamos con canales de atención para brindarte apoyo en caso de dudas durante el proceso. Puedes escribir al correo electrónico gestionproveedores@geb.com.co, cuentas.pagarcsc@geb.com o comunicarte a través del chat de WhatsApp al número +57 315 3804155.
27. ¿El proceso es el mismo para proveedores nacionales y del extranjero?
No. Los proveedores nacionales deben gestionar la radicación de sus facturas directamente a través del Portal Financiero de Proveedores. En el caso de los proveedores del extranjero, el proceso será gestionado por el supervisor del contrato a través del mismo portal
28. ¿El 21 de cada mes será siempre el último día para radicar facturas?
No necesariamente. El día 21 es una fecha de referencia, el cronograma oficial con las fechas exactas de radicación se publica mensualmente en el Portal Financiero de Proveedores. Te recomendamos consultarlo regularmente para evitar inconvenientes.
29. ¿En qué casos se debe realizar la relación de ingreso por municipio?
Debe completarse cuando el proveedor presta servicios en varios municipios del territorio nacional o cuando realiza la prestación en un lugar distinto a su domicilio principal, conforme a lo establecido en la normativa vigente.
30. Cuando nos rechazan una factura, ¿debemos cargar la nota crédito para anular esa factura rechazada?
Sí. En caso de rechazo, se debe emitir y cargar la nota crédito correspondiente para anular la factura, siguiendo el proceso establecido para la facturación electrónica en Colombia.
31. ¿El pronto pago se sigue gestionando por correo electrónico?
Sí. Hasta nuevo aviso, los proveedores deben enviar la solicitud de descuento por pronto pago a través de los siguientes correos de correspondencia:
• GEB: correspondencia@geb.com.co
• TGI: correspondencia.tgi@tgi.com.co
• ENLAZA: correspondencia@enlaza.red
Una vez esta funcionalidad esté disponible en el Portal Financiero de Proveedores GEB, se informará oportunamente a través de los canales oficiales.
32. ¿Cuál es la diferencia entre el proceso logístico y financiero?
El proceso logístico corresponde a toda aquella factura pactada mediante contrato (Ariba) que genera una orden de compra y una Hoja de Entrada de Servicios (HES), el proceso financiero no cuenta con ello y no se tramitará por ahora en este portal.
B. PREGUNTAS COLABORADORES
1. ¿Qué cambia para los colaboradores en el proceso de radicación de facturas?
Se reduce la carga operativa para interventores y supervisores, ya que ahora los proveedores pueden autogestionar la radicación, trazabilidad, validación de deducciones y seguimiento de pagos de sus facturas directamente desde el Portal Financiero de Proveedores.
2. ¿Cuál es mi rol como colaborador en el Portal? ¿Debo hacer algún trámite?
Tu rol se mantiene sin cambios: Debes continuar aplicando los mecanismos de control previos a la generación de la Hoja de Entrada de Servicios (HES). Esto incluye solicitar al proveedor los informes, actas, soportes de seguridad social y demás anexos necesarios como parte del proceso de interventoría.
3. ¿Cómo Interventor/Planeador debo registrarme en la nueva plataforma o está ligada al usuario actual?
El personal interno contará con un usuario en el Portal Financiero de Proveedores con perfil de visualización. Sin embargo, si necesitas el perfil de radicador, debes gestionar un tiquete en mesa de servicio.
4. ¿Si el proveedor tiene dudas sobre el uso del portal con quién se puede comunicar?
El proveedor dispone de varias fuentes de consulta diseñadas para ayudarle a utilizar la plataforma de manera eficiente:
En la página web de las compañía Grupo Energía Bogotá – Servicios Financieros para Proveedores
En el portal de la biblioteca de consulta, donde encontrará material adicional de apoyo.
A través de videos informativos disponibles en la línea de WhatsApp +57 315 3804155 o escribiendo a los correos electrónicos gestionproveedores@geb.com.co y cuentas.pagarcsc@geb.com.co
5. Si el proveedor comete un error en el Portal ¿A quién debe reportarlo?
El portal está diseñado para minimizar errores y no permitirá la carga de facturas con datos incorrectos. En caso de que el error esté relacionado con soportes o documentos adjuntos, por favor reportarlo al correo: cuentas.pagarcsc@geb.com.co
6. ¿Cómo sé si los documentos que cargó el proveedor son correctos?
El interventor previo a la generación de la de la Hoja de Entrada de Servicios (HES), debe seguir aplicando los mismos mecanismos de control solicitando al proveedor los informes, actas, seguridad social y demás anexos requeridos como requisito de su proceso de interventoría. Por lo cual estos mismos soportes son los que debe enlazar el proveedor en el proceso de radicación mediante el portal de proveedores GEB.
7. ¿Cómo funciona el procedimiento si mi proveedor solo factura una vez?
El procedimiento es el mismo que realiza un proveedor con volumen de facturación recurrente. Podrás acceder al Portal Financiero de Proveedores con tu usuario y contraseña a través del siguiente enlace: https://portal-proveedores-prd-q4f5j3oh.launchpad.cfapps.us21.hana.ondemand.com/site?siteId=55a2b4e3-a99b-406e-93bd-bce0e6c51d62#Shell-home
8. ¿Nos llega una notificación cuando el proveedor radica la factura?
Sí. Una vez la factura ha sido radicada y validada en el Portal de Proveedores, recibirás una notificación al correo electrónico registrado, confirmando el recibido de la factura.
9. ¿Las cuentas de anticipos también se gestionan por el nuevo portal?
Actualmente, esta funcionalidad no está habilitada en el Portal de Proveedores. Una vez esté disponible, se realizará la debida socialización y la gestión se realizará a través del servicio de Anticipo de Proveedores.