Inicio Transformación Digital

A pensar digital

Con la Transformación Digital buscamos integrar nuevas tecnologías en todas las áreas de nuestro Grupo y sus filiales para optimizar los procesos, ser más eficientes, elevar la calidad en la prestación del servicio y disminuir costos.

Descargar Transformación Digital

Para ser más competitivos y estar a tono con los avances internacionales, comenzamos a implementar un proceso de Transformación Digital, que es el resultado de un cambio organizacional en el cual las personas, los procesos y el Modelo de Negocio entienden que la tecnología es una herramienta para generar valor para los colaboradores y grupos de interés.

La Transformación Digital busca la integración de nuevas tecnologías en todas las áreas del Grupo y sus filiales para optimizar los procesos, ser más eficientes, elevar la calidad en la prestación del servicio y disminuir costos.

En nuestro Informe de sostenibilidad de 2017 resaltamos la consolidación del GEB como un conglomerado de empresas del sector energético y nuestro rol de conector 2018. En 2018 destacamos la Gestión del Cambio, que nos impulsa a la transformación. Y en 2019 impulsamos la Transformación Digital como herramienta para apalancar nuestro crecimiento.

Para llevar a cabo este proceso en nuestro Grupo, es fundamental que la capacidad de aprendizaje, adaptabilidad al cambio, gestión y análisis sean desarrollados por todos los colaboradores para garantizar su correcta implementación.

Nuestra Transformación Digital nos permite ser más eficientes en las operaciones. Foto de colaboradores de Trecsa

¿Por qué es importante?

Iniciamos la Transformación Digital con una restructuración de nuestros procesos para estandarizarlos y simplificarlos, así:

Diagnóstico de la situación actual. Consistió en un análisis de los procesos y estructura organizacional actuales del GEB versus los procesos y estructura organizacional requerida según los lineamientos definidos en el Plan Estratégico Corporativo (PEC).
Alineación con la estrategia. Se diseñó el modelo operativo basado en procesos y la estructura organizacional, requeridos tanto para el corporativo como para el negocio de Transmisión, ya separado de este.
Plan de Cierre de Brechas. La etapa de cierre de brechas consistió en la identificación de las iniciativas necesarias para llevar la situación actual del Grupo, en materia de procesos y estructura organizacional, hacia la situación deseada con el fin de cumplir las metas propuestas en el PEC.

Como resultado, en 2019 el PEC formuló el objetivo de conducir al GEB hacia la Transformación Digital. Para esto nos apalancamos en el programa que denominamos Nido, el cual reúne siete proyectos para cubrir todas las necesidades y es ejecutado por el área de Tecnología de la Información (TI).

Desde los negocios hemos abordado los procesos de transformación para estandarizarlos, con el fin de que, como Grupo, contemos con información estructurada que nos facilite la consolidación de esta y la toma de decisiones.

Estas acciones han permitido la restructuración del Modelo de Trabajo que lleva a cabo la Gerencia de Tecnología desde hace dos años, para soportar soluciones que nos han favorecido como compañía y que impactan toda la plataforma tecnológica con nuevos equipos y servicios.

El corazón de nuestra operación es el centro de control donde monitoreamos nuestras líneas de transmisión

¿Cómo lo gestionamos?

Las áreas de Gestión de Proyectos (PMO), Tecnología de la Información, Procesos y Gestión del Talento, a través de un marco común de ejecución de proyectos y del acompañamiento de Gestión del Cambio, han liderado este desarrollo tecnológico GEB en siete grandes proyectos:

SAP S4 HANA

Es la principal plataforma tecnológica de gestión del Grupo y el más grande de los siete proyectos de Nido. Permite llevar todos los datos financieros y contables del GEB, tener un plan único de cuentas centralizado, información de monedas, consolidación financiera y contabilidad de costos del Grupo y las filiales.

Además, nos posibilita llevar informes del mantenimiento de cada uno de los activos de nuestra organización y de cada una de las filiales. En Colombia integramos a esta plataforma Success Factors, un recurso dirigido a la gestión del talento.

SAP Ariba

Esta herramienta está enfocada en la gestión inteligente y estratégica de Abastecimiento. Permite controlar los procesos de suministro de bienes y servicios, quiénes son nuestros compradores, tener sinergias con otras empresas para compartir experiencias y llevar a cabo actividades colaborativas

Además, nos permite ejecutar procesos de contratación más eficientes, mejorando así nuestra relación con proveedores y creando un clima de trabajo en equipo dentro de la empresa.

Finalmente, esta herramienta fortalece el Modelo de Abastecimiento del GEB, que forma parte de los seis modelos operativos del Grupo.

SAP Concur

Es el sistema que nos sirve para facilitar la movilidad de nuestros colaboradores, quienes hacen presencia en las regiones del país donde operamos (gestión de viajes).

Full outsourcing

Es el modelo de gestión de TI que habilita la toma de decisiones y responsabilidades para los procesos relacionados con esta, y asegura la colaboración entre las líneas de negocio y el área de Tecnología de la Información.

Gestión Documental

En 2019 realizamos un diagnóstico para determinar cómo estaban las empresas en esta área y cuáles eran las mejores prácticas. TGI y Contugas evidenciaron las prácticas más sobresalientes. Gracias a los resultados de este diagnóstico, en 2020 iniciaremos un proyecto para que de manera más estructurada y organizada digitalicemos la documentación, evitando así reprocesos y replicar la misma información en varias partes, lo que se traducirá en reducción de costos.

Con ese proyecto buscamos ir más allá de la radicación de documentos para que, de forma transversal, podamos consultar informes de acuerdo con los permisos de cada usuario. La Gestión Documental va de la mano con el Gobierno de Información porque nos permitirá determinar cuál es la aplicación que debe tener la potestad del dato maestro, de manera que las otras aplicaciones lo puedan tomar de ahí.

Seguridad de información y ciberseguridad

Es un modelo que busca identificar, proteger y detectar los activos de información de la compañía y, a la vez, responder por los incidentes de seguridad de la información, además de proteger a la compañía de ataques cibernéticos.

Sistema de Información Geográfico (SIG)

Es una herramienta en desarrollo, liderada por la Dirección de Sostenibilidad de la Sucursal de Transmisión, que ofrecerá ventajas para materializar la Conciencia Social, con el propósito de sistematizar información del territorio en sus dimensiones económica, ambiental y social, para así tomar las mejores decisiones que orienten las propuestas de valor compartido y los proyectos de transmisión de energía del GEB. Nos entregará posibilidades de georreferencias, ubicaciones claves (como servidumbres), infraestructura energética y predios para la prestación de un mejor servicio.

Resultados

Contratamos una firma consultora para implementar la plataforma SAP S4 HANA, que permite estructurar todas las actividades relacionadas, principalmente, con las finanzas. Esto significó poner de acuerdo las áreas jurídicas de cuatro filiales, dos en Colombia y dos en Perú, en un objetivo que se había planteado desde 2016.
Pusimos en marcha SAP Ariba, para Abastecimiento, una solución que nos ha permitido estandarizar procesos y ajustar los tiempos con proveedores. En 2019 quedó 100% implementada esta herramienta.
Fortalecimos nuestro enfoque por procesos alineándolos con la estrategia y el Gobierno Corporativo.
Logramos transformar la plataforma tecnológica, lo que ha hecho posible un cambio de mentalidad de equipos y de colaboradores con un alto nivel de movilidad, porque vamos de un lugar a otro y requerimos la información en cualquier momento y sitio.

Retos

Conformaremos un Gobierno de Información centralizado para unificar la documentación del Grupo y sus filiales.
Continuaremos el proceso de homologación en el enfoque por procesos entre todas las filiales del GEB.